¿Te has sentido abrumado alguna vez por tus finanzas y no sabes por dónde empezar? Poner orden en tus cuentas puede parecer una tarea difícil, pero estoy aquí para mostrarte como con solo 3 sencillos pasos puedes lograrlo.
Es más fácil de lo que imaginas. Y lo mejor es que no necesitas ser un experto en finanzas ni disfrutar de los números, porque cuando pones orden en tus finanzas, todo cambia.
Para que te resulte sencillo, lo mejor es crearte una rutina diaria, sencilla y amable. Busca un espacio cómodo y un momento del día en el que puedas concentrarte sin interrupciones. Acostúmbrate a guardar todos los documentos en un solo lugar con un sistema fijo.
Por ejemplo, yo tengo una carpeta virtual para las facturas y las diferencio entre ingresos y gastos. Luego las archivo por años y por meses, y también distingo entre aquellas que ya están contabilizadas y las que aún no lo están.
Así, me resulta muy sencillo retomar su archivo en cualquier momento. Además, todas las facturas que recibo por email, que son el 99%, las guardo en el momento, sin esperar a nada. Así, pierdo muy pocas facturas.
Ahora bien, eso me funciona a mí, pero ¿y tú? ¿Qué puedes hacer?
En este artículo, tendrás una guía práctica para que organizar tus cuentas sea algo fácil y sin estrés. Te enseñaré cómo crear una rutina diaria, manejar tus documentos de forma eficiente y mantener todo en orden para que puedas retomar el control de tus finanzas sin complicaciones.
¡Comenzamos!
Empieza a poner orden en tus finanzas: organiza tus ingresos y gastos
Cómo organizar los ingresos y gastos de forma práctica
1. Registra todas tus transacciones
El primer paso para poner en orden tus finanzas es registrar todas las entradas y salidas de dinero. Utiliza una hoja de cálculo, una aplicación de contabilidad o un software específico para negocios pequeños.
Detalla cada transacción, asignando categorías claras como ingresos por ventas, gastos operativos, salarios, etc.
Un truco infalible es revisar periódicamente el banco, la tarjeta y tu cuenta PayPal, así seguro que no se escapa ningún gasto.
No olvides los gastos que no son fiscalmente deducibles, como la gasolina de tu coche o el teléfono, pero que sí pagas. Deberás tenerlos en cuenta a la hora de organizar tus cuentas. Guárdalos en un lugar accesible para no despistarte.
Recuerda has de incluir TODOS los gastos relacionados con tu actividad.
Puedes ayudarte de los datos que utilizas para hacer las declaraciones fiscales, ya que incluyen casi toda la información que necesitas.
También debes incluir tu sueldo, el dinero que cobras o deberías cobrar a final de mes por el trabajo que realizas, aunque hoy tu negocio no pueda pagarlo. Contabilízalo como si fueras un trabajador más. ¿Cuánto pagarías a un trabajador por hacer tu trabajo? Ese es tu sueldo.
¿Y qué pasa con los ingresos?
Para controlar los ingresos, establece un sistema de control de caja. Es muy importante saber qué has cobrado, qué no y cuándo lo has hecho. Esto te ayudará a tener unas cuentas más saneadas y te permitirá tomar medidas para cobrar antes si es necesario.
Esta información te será útil más adelante para gestionar el flujo de caja, una herramienta definitiva que cambiará tus finanzas de una vez por todas.
Aunque lo más importante y lo que más te ayudará a sanear tus cuentas es tener esos datos en tiempo real. Olvídate de hacerlo una vez al trimestre, dedícale todos los días un hueco, o al menos una vez a la semana.
2. Analiza tus datos financieros
Revisa tus registros regularmente para identificar patrones y tendencias. Esto te permitirá ver claramente cuáles son tus principales fuentes de ingresos y en qué estás gastando más dinero.
Es importante identificar cada tipo de gasto en categorías como gastos directos, indirectos, necesarios, recomendables y superfluos. Al revisar los gastos de forma continua, te ayudarás a identificar dónde gastas más y si puedes reducir costos.
Los gastos directos están totalmente relacionados con el producto o servicio. Mientras que los gastos indirectos existen independientemente de que vendas ese producto o servicio en concreto.
Por ejemplo, si vendes bolsos, un gasto directo sería el cuero, el hilo y el pegamento que utilizas, o los remaches para la tira. Un gasto indirecto sería el alquiler, la luz o el autónomo.
No te dé miedo saber qué dicen los datos, porque lo importante es ser consciente de qué pasa para poder tomar decisiones. Así que enfréntate a tus números con valentía y sabiendo que este paso va a significar un cambio radical en tu negocio.
Finalmente, podrás tomar el control, saber qué está ocurriendo y tomar decisiones informadas. ¡Enhorabuena! Hoy comienza una nueva etapa en tu negocio.
Da un paso más: establece un presupuesto y sigue tus metas
El presupuesto va a ser la herramienta que más te ayudará a poner en orden tus finanzas, ya que te mostrará el mapa de lo que tiene que suceder en tu negocio.
Es la guía que podrás consultar en todo momento y, además, es el termómetro que te dirá cómo están tus cuentas. Tenlo siempre a mano, porque es muy poderoso.
Define un presupuesto mensual
Lo primero es saber qué ingresos y gastos tienes en tu día a día. A mí me gusta comenzar por el final: ¿cuánto dinero necesito ingresar para que todo vaya bien? En función de ese número, puedo tener claro qué debo vender y cuándo.
Al definir todos tus ingresos y gastos y calendarizarlos, te será mucho más fácil controlar tu flujo de caja. Asegúrate de incluir todas las categorías relevantes y asigna un monto específico para cada una.
El presupuesto te debe guiar y ayudar a evaluar la situación, así que debe ser tu mejor amigo.
Establece metas financieras claras
Define metas financieras a corto y largo plazo. Por ejemplo, podrías proponerte reducir un cierto porcentaje de gastos operativos en los próximos seis meses. O incrementar tus ingresos en un 10% en el próximo año.
Establecer metas específicas te dará un objetivo claro hacia el cual trabajar y te permitirá medir tu progreso.
Recuerda, el presupuesto no es solo una lista de números, es tu plan de acción para alcanzar tus objetivos financieros.
Por último, automatiza y revisa regularmente
Ideas prácticas para tener tus finanzas siempre en orden
Para poner en orden tus finanzas, la automatización y la revisión periódica son clave.
Cómo automatizar pagos y ahorros
Siempre que sea posible, automatiza los pagos recurrentes y las transferencias a cuentas de ahorro. Esto te ayudará a evitar retrasos en los pagos, reducir el estrés y asegurar que siempre estás ahorrando un porcentaje de tus ingresos.
Recuerda que pagar tu sueldo y ahorrar debe ser lo primero que hagas y no lo dejes nunca para el final. Es la mejor manera de sentirte bien y de tener unas cuentas saneadas.
Qué y cuándo revisar para ajustar tus finanzas periódicamente
Dedica tiempo, al menos una vez a la semana, para revisar tu situación financiera y comparar tus gastos reales con tu presupuesto. Dependiendo de la situación que te muestre, ajusta tu presupuesto y estrategias según sea necesario.
Saber qué ocurre en tiempo real en tu negocio es la mejor manera de adaptarte a las necesidades de tu negocio.
Te ayudará a tomar decisiones basadas en la realidad y no en lo que ocurre en tu mente. Esto te permitirá adaptarte rápidamente a cambios en tu negocio y mantener tus finanzas bajo control.
Ordenar tus finanzas no tiene que ser una tarea abrumadora y puede llegar a ser muy satisfactoria.
Siguiendo estos 3 pasos sencillos podrás tener un control más efectivo sobre tus finanzas y tomar decisiones informadas que beneficiarán a tu negocio a largo plazo.
Recuerda, la clave está en la constancia y en mantener una visión clara de tus objetivos. Estos pasos no solo te ayudarán a poner en orden tus finanzas, sino que también te permitirán gestionar tu negocio con mayor tranquilidad y seguridad.
Si necesitas más consejos sobre cómo gestionar tus finanzas o tienes alguna pregunta, no dudes en contactarnos o dejar un comentario abajo. Estamos aquí para ayudarte a alcanzar tus metas financieras.
¿Listo para empezar a poner en orden tus finanzas? ¡Empieza hoy mismo y descubre la diferencia que un poco de organización puede hacer en tu vida y negocio!